Psicología y Salud emocional

¿Cómo organizar el tiempo para incrementar la productividad?

Escrito por Zaritza Girón

En ocasiones, las múltiples responsabilidades a nivel personal y profesional hacen que te sientas abrumado, estresado y hasta ansioso, generando así diversas dificultades para cumplir con cada una de las actividades que tienes al pendiente cada día.

Esto se debe, a la falta de organización y administración del tiempo que posees diariamente tanto para tu vida personal y laboral, por lo tanto, comienzas a sentir que el tiempo no te alcanza o que no logras cumplir tus metas diarias.

Por tales motivos, en el siguiente artículo, descubrirás los más efectivos tips para organizar el tiempo e incrementar tu productividad, así como también los beneficios que obtendrás al ponerlos en práctica.

Tips para organizar el tiempo

Desde tu agenda, los horarios, actividades y las distintas tareas que debes realizar a lo largo de la semana, deben ser organizadas para que puedas tener ante todo una mejor calidad de vida y puedas cumplir cada una de las responsabilidades que vas adquiriendo a medida que vas creciendo profesionalmente.

En este sentido, te presentamos una lista de los mejores tips para que conozcas las distintas herramientas que puedes emplear diariamente y no agobies tu tiempo con demasiadas tareas.

Programar un horario

Cuando se tienen múltiples responsabilidades y tareas, todos los minutos que componen el día laboral son importantes. En ciertas ocasiones, cuando tienes demasiadas cosas por hacer puede que se te salte alguna, por lo tanto, es imperativo que aprendas a programar un horario según cada actividad pendiente.

La agenda, es una de las herramientas más conocidas para programar y planificar los horarios, en ella podrás describir por fechas y horas cada una de las tareas que tengas pendientes, siendo una forma o método de organización más práctico y fácil de utilizar.

Priorizar las actividades

La prioridad que posea cada tarea, debes determinarla por el grado de importancia que esta tenga para cumplir tus metas o satisfacer tus necesidades. Para ello, debes enfocarte en priorizarlas según el tiempo que dispongas y el que puedas dedicarle a cada una.

Por lo tanto, la forma más sencilla de priorizar, es que sepas realmente qué y cuáles son las cosas que deseas lograr a corto y mediano plazo, así podrás determinar cuál actividad o tarea requiere mayor dedicación y atención de tu parte.

Evitar las distracciones

Para poder lograr tus objetivos, debes centrarte, enfocarte y mantenerte firme ante lo que quieres lograr, sin embargo, las distracciones siempre van a presentarse.

Debes evitar cualquier tipo de actividad que te reste el valioso tiempo que necesitas para suplir el resto de necesidades que sí requieren tu atención y darle prioridad a esas tareas que te ayudarán a crecer profesionalmente.

Por ende, la recomendación es que mientras te encuentres ejecutando una tarea te olvides de las redes sociales, la televisión, lo que acontece en la calle y cualquier otro elemento que desvíe tu atención.

Enfocarse en una actividad a la vez

Cuando se tienen múltiples tareas pendientes, puede que tu mente se sienta agobiada, pero se vuelve necesario que te enfoques en lo que estás realizando según el horario que hayas establecido y te centres en realizar dicha actividad, para obtener mejores resultados del esfuerzo que estás realizando.

Delegar y compartir funciones

La Escuela de Coaching Teleológico del Institut Gomà, en Barcelona, España, publicó una guía donde da a conocer las distintas ventajas que se despliegan del hecho de delegar funciones, para una mejor optimización del trabajo en equipo.

Es así, como dicha institución detalla que compartir funciones es primordial tanto para la buena función de cualquier organización, como para conseguir el tiempo necesario que se le debe dedicar a cada una de las tareas que tengas pendientes.

Asegurando así, que ceder el control de todas las cosas, mejorará notablemente tu rendimiento laboral y te posicionará en un alto nivel profesional.

Tener planes de respaldo

Ocasionalmente, pueden ocurrir ciertas variaciones y presentarse dificultades que generarán modificaciones en las tareas que te hayas planteado para un día en concreto, en este sentido, siempre es importante que tengas planes de respaldo que te ayuden a cumplir con dicha actividad sin alterar el orden de tu horario o tu agenda.

Evaluar y hacer modificaciones de ser necesario

La planificación que realices semanalmente, puede sufrir modificaciones según las tareas externas que se te vayan presentando. Es importante, que aprendas a evaluar el contexto de cada modificación y lo que ello pueda representar para el cumplimiento del objetivo de esa actividad en particular.

Por otra parte, existen distintos dispositivos y aplicaciones, tanto para sistemas operativos iOS como para Android, que te facilitarán el proceso de planificación y modificación de horarios.

Entre las principales y más conocidas actualmente están: Trello, TickTick: Tareas & Calendario y Any.do. Siendo dichas herramientas, unas de las mejores aplicaciones para priorizar y mantener tus horarios organizados.

Realizar descansos

Los descansos son siempre necesarios para prevenir el agotamiento mental y físico. También, en ciertas ocasiones, ocurre que gracias a dichos periodos de descanso es que surgen las mejores ideas para que puedas cumplir tus objetivos y aumentar tu productividad.

Es importante destacar, que al momento de descansar te enfoques en disfrutar del momento de relajación que estás teniendo, esto no significa que estás desplazando tus prioridades, a su vez, estás preparándote para ser más productivo y con mucha más energía.

Realizar estimaciones de tiempo para las actividades

La organización del tiempo se basa en estimaciones puesto que, para nadie es un secreto, que se pueden presentar diferentes tipos de situaciones a medida que va avanzando el día.

Por lo tanto, es importante que sepas calcular el tiempo posible de cada actividad, teniendo en cuenta las diferentes variaciones que puedan desplegarse, sin embargo, la capacidad de organización que tengas te irá ayudando a solventar dichas adversidades, sin afectar el tiempo que tengas para cada una de las tareas.

Plantearse objetivos específicos y realistas

Los objetivos, metas, sueños o cualquiera que sea tu plan de vida, debes crearlos y enfocarlos de manera específica, debido a que de ello depende la prioridad de cada tarea que te traces por cumplir diariamente.

De igual forma, es necesario que dichos objetivos sean realistas, claros y concisos, esto facilitará el enfoque que le des a cada uno y por ende te sentirás más seguro de alcanzarlos.

Aprender a decir No

El psicólogo italiano Walter Riso, menciona en su libro “El derecho a decir no”, que gracias a los distintos estereotipos y creencias que ha adoptado la sociedad actual, el individuo en cuestión se ve, de alguna forma, forzado a siempre acceder a los compromisos que se le asignan sólo para ser socialmente aceptado.

Por lo tanto, el autor afirma, que la comunicación y el poder de la asertividad, le otorgan a la persona la ventaja de tomar sus propias decisiones sin sentirse culpable por la situación a la que se está negando participar.

En este sentido, aprender a decir no, a pesar de ser uno de los pasos más difíciles de dar, es uno de los métodos que más te ayudarán a organizar mejor tu tiempo e incrementar tu productividad, enfocándote en las cosas que son imperativas para tu crecimiento personal y profesional.

Crear planes de acción diarios con anticipación

Actualmente, una de las grandes ventajas del dispositivo móvil o las agendas electrónicas, es que te permiten calcular el tiempo que consideres necesario para cada tarea que necesites realizar.

Por lo tanto, las aplicaciones y herramientas que posee Google, tales como: google calendar, google drive y google keep, son las más utilizadas y eficaces para organizar el tiempo.

En este sentido, google calendar, es un calendario donde puedes organizar tus tareas por fechas y también establecer horarios, además, te permite compartir dichas actividades con otros usuarios.

Esto último también es parte de las novedades de google drive, puesto que gracias a su gran capacidad de almacenamiento, puedes archivar, guardar y compartir documentos, archivos multimedia, entre otros recursos.

Por su parte, google keep, es una aplicación enfocada a facilitarte la organización de tus ideas o quehaceres mediante notas. La importancia de dichas aplicaciones radica, en que podrás acceder a todas mediante tu dispositivo de preferencia sólo con el inicio de sesión de tu correo electrónico.

Beneficios de organizar el tiempo

La organización, de por sí, trae consigo mejoras en cualquier aspecto, en este caso, beneficia notablemente las condiciones de salud, productividad y motivación, así podrás ser parte de cada aspecto importante de tu vida sin dejar de atender tus objetivos profesionales.

Se evitan estados de estrés y ansiedad

El estrés y la ansiedad, comúnmente son originados por la desorganización de horarios, las múltiples tareas por realizar, el no priorizar las distintas actividades y responsabilidades que ameritan atención.

Por lo tanto, si comienzas a organizar tu tiempo, además de no olvidar las múltiples tareas pendientes, tus niveles de ansiedad y estrés disminuyen notablemente, centrándote en las cosas que debes realizar al momento y lo más importante, no perder el valioso tiempo.

Se incrementa el nivel de productividad

La productividad, se vuelve tu mayor aliado al momento de plantearte algún objetivo o meta, puesto que son las mismas ganas de alcanzar dicho sueño, lo que te impulsa a exigirte cada día más hasta alcanzarlo.

En este sentido, la organización te mantendrá más motivado debido a que irás solventando cada situación que se te presente y cumpliendo con cada responsabilidad planificada durante el día, esto a su vez, aumenta el sentido de satisfacción y crecimiento personal.

Permite el logro de objetivos

La planificación, organización y priorización de las actividades, te hará más productivo y así lograrás alcanzar tus objetivos en menor tiempo. Esto también, va relacionado con el enfoque que le proporciones y el tiempo que le dediques a la construcción y posterior consolidación de cada meta.

Aumenta la motivación personal

Las personas, cuando laboran de forma organizada mantienen mejores niveles de autoestima, satisfacción, amor por lo que hacen y aumenta el compromiso por lograr lo que se han dispuesto a alcanzar, por lo tanto, al estar mejor organizados, sus niveles de estrés disminuirán mientras que la motivación mantendrá todo una posición superior.

Se equilibra la salud mental y física

Los estados prolongados de estrés, el exceso de trabajo y responsabilidades desorganizadas, la falta de sueño y de apetito, son parte de las consecuencias de llevar una vida tanto laboral como personal sin ningún tipo de orden.

Por consiguiente, al mantener horarios preestablecidos y definir tus objetivos, tu salud tanto física, como mental y emocional se verán beneficiadas.

Se disfruta de tiempo recreativo y personal

Organizar el tiempo, te ayudará a dejar espacios libres para compartir con tus seres queridos y dedicarte a realizar las distintas actividades que has dejado de realizar por estar enfocado en tus metas.

Además, un estudio publicado por la Revista Cell, revela que la actividad física contribuye a la liberación de toxinas en el organismo causantes de la depresión y la ansiedad, por lo que es recomendable que incluyas la práctica de algún deporte como método recreativo.

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